Bureautique : comment se dégoogliser sans perdre en fonctionnalités

mardi 15 novembre 2022

Aujourd’hui, de nombreuses entreprises, organisations et utilisateurs recherchent des outils alternatifs aux produits des géants mondiaux appelés GAFAM. Ces recherches sont principalement motivées par la cybersécurité et la sécurité des données en particulier. Désormais, chacun veut savoir comment et par qui ses données sont utilisées.

D’où vient l’explosion du marché des solutions open source qui mettent le contrôle total des données dans les mains de leurs propriétaires. Alors, pourquoi est-il difficile de se débarrasser des GAFAM et comment y parvenir ? Cette tribune signée OnlyOffice tente d’y répondre.

Ce que les solutions GAFAM nous donnent

Les GAFAM sont les entreprises géantes qui dominent le marché numérique en fournissant les solutions mondialement connues. Sans aucun doute, nous sommes tous habitués aux solutions googlisées pour leur fonctionnalité, leur accessibilité et leur adaptabilité à tout domaine. Où que nous soyons, à la maison, au travail ou à l’école, ils nous accompagnent toujours.

GMail

Google Docs

Google Drive

Google Workspace

Google Classroom

Elles facilitent réellement la vie et ont aidé de nombreuses personnes à travailler, même dans les conditions de pandémie. On peut dire qu’ils ont changé la façon dont les gens travaillent dans le monde entier.

Cependant, beaucoup d’entreprises et d’utilisateurs se lancent à la recherche de manières de moins utiliser ces solutions pour des raisons de sécurité.

Quels critères à prendre en considération

Pour abandonner les solutions de Google et autres, il convient d’abord de trouver une alternative. Bien que le choix soit assez large, la recherche peut prendre du temps. Pour vous aider, établissez une liste d’exigences. Elle varie en fonction du domaine de travail ou des spécificités de l’emploi. Pourtant, les aspects de sélection suivants peuvent être mises en évidence.

Par sa définition, dégooglisation est libération d’Internet de l’emprise de Google par la création de logiciels libres alternatifs. Ainsi, on mise d’abord sur les produits à code source ouvert. Sans surprise, sous l’effet de la demande, l’offre d’open source s’est multipliée. Leur principal avantage est la transparence. Lorsque le code d’un logiciel est ouvert, tout le monde peut l’étudier. Il n’est plus possible de masquer des mécanismes supplémentaires pour traiter vos données à des fins commerciales.

Si on parle des logiciels pour les entreprises traitant des données confidentiels, ils doivent être conformes aux RGPD, le règlement général sur la protection des données qui est en vigueur dans toute l’Union Européen.

Vue de la sécurité, les solutions proposant la protection de données aux différents niveaux gagnent le jeu aujourd’hui. Les entreprises optent de plus en plus pour les versions autohébergées permettant de contrôler leurs données dans leur propre infrastructure et de ne pas les confier aux tiers. En outre, le chiffrement de données vous aidera à garantir la confidentialité de vos données et de celles de vos clients.

Alternative open-source à Microsoft Teams

[1]Twake est une plateforme de collaboration simple et sécurisée qui améliore la productivité de votre équipe. Entièrement conforme au RGPD. Développée et hébergée en Europe. En Open-Source.

Un aspect tout aussi important, la stabilité de travail. Les pannes constantes et la perte de données non sauvegardées obligeront quiconque à trouver une autre solution aussi rapidement que possible. Ainsi, avant de mettre en œuvre une nouvelle solution dans votre travail, testez-la. Mieux encore, testez les performances de la solution dans les conditions de forte charge ou avec de grandes quantités de données.

L’interface familière est une autre chose à tenir en compte. La prise en main du logiciel requis un temps dans tous les cas, mais dans le cas d’une interface complexe, cela peut avoir un impact notable sur les performances. Si pour l’utilisateur particulier, cela conduit à une perte de temps, au niveau de l’entreprise, cela peut également entraîner une baisse de productivité.

Comme Google Docs s’intègre à d’autres solutions Google, les solutions alternatives doivent offrir une certaine flexibilité. Par exemple, les documents que vous recevez via Gmail sont facilement ouverts dans Google Docs. Par conséquent, les solutions alternatives devraient par ailleurs offrir cette possibilité. Ces fonctions peuvent être réalisées en connectant deux solutions différentes qui peuvent fonctionner l’une intégrée à l’autre.

Voyons maintenant un exemple de mise en œuvre de la dégooglisation.

L’option OnlyOffice

[2]ONLYOFFICE est une suite bureautique alternative à Google Docs ou Microsoft Office. C’est une solution tout d’abord, open source, figurant dans la liste de SILL. ONLYOFFICE comprend les éditeurs en ligne pour les documents texte, feuilles de calcul, présentations, formulaires et PDFs. ONLYOFFICE utilise les formats OOXML (docx, xlsx et pptx) comme formats natifs, ce qui garantit une compatibilité totale avec les fichiers Word, Excel et PowerPoint. La solution supporte également d’autres formats populaires, tels que odf (odt, odp et ods), doc, xls, ppt, pdf, txt, rtf et html.

Son interface familière et connue pour les utilisateurs de Google Docs ou Microsoft Office réduit le temps nécessaire pour s’habituer et apprendre un nouvel outil. Les utilisateurs peuvent créer des présentations avec des animations, faire un rapport et les analyser, et rédiger des documents texte ou des livres électroniques. Vous pouvez également créer des documents types avec des champs à remplir et les utiliser comme modèles.

Un avantage de ONLYOFFICE est la collaboration sur les documents. Les coéquipiers sont en mesure de travailler sur le même document en même temps, le commenter et discuter. Il est aussi possible d’accorder différents droits d’accès aux fichiers, ce qui aide à organiser un système de partage et distribution de flux documentaires en sein d’une entreprise.

Pour assurer la protection des données, ONLYOFFICE offre plusieurs mesures. Outre la version cloud, la solution s’installe en auto-hébergement. Les fichiers bureautiques sont chiffrés au trois niveaux : au repos, au transit et de bout en bout. JWT sécurise le flux de données entre l’éditeur et l’utilisateur et protège des documents contre les accès non autorisés. Au niveau des documents, le verrouillage avec un mot de passe est disponible pour tout le document, y compris le verrouillage des parties séparées dans les feuilles de calcul.

ONLYOFFICE s’adapte facilement à différentes plateformes conçues pour différents secteurs.

Maarch Courrier

Maarch Courrier, solution complète open source, est devenu l’outil principal qui permet de capturer la correspondance papier et numérique entrante, de suivre tous les messages, de les traiter de manière appropriée et d’y répondre, de créer et d’archiver, de rechercher des e-mails et des documents. Il offre également des fonctionnalités utiles telles que la gestion de contenu, le contrôle de version, les modèles de bureau, les statistiques, etc.

Intégration avec ONLYOFFICE apporte la création d’un nouveau document, sous forme de pièce jointe ou de projet de réponse, dans ONLYOFFICE, puis envoi dans un flux de travail pour signature ou diffusion d’informations entre collègues.

Jalios

Jalios Workspace est une solution complète pour organiser un bureau numérique. Il s’agit d’une alternative complète à la solution GAFAM. La solution offre un nombre de fonctionnalités dont les usages sont nombreux : digital workplace, Intranet social et collaboratif, réseau social d’entreprise, bases documentaires, extranet, gestion des connaissances ou encore digital learning.

Intégré à la plateforme Jalios, ONLYOFFICE permet aux entreprises de gagner en productivité, d’optimiser la rédaction et la coédition des documents, tout en garantissant un haut de niveau de sécurité.

Le Nuage Français

Le Nuage Français est une solution collaborative française complète, reposant sur un socle 100% Open-Source. L’objectif est de constituer une alternative crédible et complète aux solutions fermées et opérées par des entreprises américaines comme Microsoft 365 ou G Suite, tout en permettant aux PME et collectivités françaises de maîtriser leurs budgets.

ONLYOFFICE fait partie de cette solution et assure le travail et la collaboration documentaires. Les utilisateurs peuvent créer, modifier des documents et y collaborer, des feuilles de calcul et des présentations directement dans l’interface de la plateforme.

De plus, le secteur public en France qui est particulièrement sensible aux problématiques de souveraineté, de sécurité des données et de respect de la réglementation RGPD qui est au coeur des enjeux visés par Le Nuage Français et ONLYOFFICE.

Chamilo

Chamilo est une plateforme d’apprentissage libre qui inclut les fonctionnalités de formation en ligne et de gestion de contenu. Sa mission est d’assurer un accès global aux logiciels d’apprentissage en utilisant les outils libres et open source créés par les différents fournisseurs des services et la communauté des développeurs. Grâce à Chamilo, les enseignants et les étudiants reçoivent les fonctionnalités pour gérer des utilisateurs, des leçons et des cycles de formation, suivre des résultats, organiser des examens, générer des certificats, améliorer la méthodologie, créer des réseaux sociaux, etc.

Parmi les outils intégrés figure ONLYOFFICE Docs permettant de créer, afficher et modifier les documents texte, les classeurs, les diapositives et les formulaires, collaborer en temps réel en basculant entre deux modes de coédition, utiliser d’autres outils pour travail en équipe.

GoFAST

GoFAST est un workspace digital développé par CEO-Vision, qui offre un espace avec un haut niveau de confidentialité des données. Il accumule le meilleur de l’open source dont Alfresco, Drupal, BonitaSoft, Jitsi Meet dans une plateforme collaborative. Son concept consiste à proposer les mêmes services qu’un SaaS tout en permettant aux clients d’avoir leur propre plateforme, OnPremise.

ONLYOFFICE s’intègre à GoFAST et apporte ses fonctionnalités sans faire changer les habitudes des usagers. La suite bureautique vient avec un éventail des outils d’édition et de mise en forme du texte et des objets complexes, prise en charge des documents texte, feuilles de calcul et présentations en toute compatibilité avec les formats des fichiers courants, travail collaboratif au bureau et en mobilité et gestion des versions du document.

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[1] https://twake.app/fr/

[2] https://www.onlyoffice.com/fr/

[3] https://www.toolinux.com/?degoogliser-bureautique-onlyoffice#forum